Privacy e Studio Legale

La privacy cambia volto all'ufficio.
Gli avvocati sono tenuti ad adottare le misure previste dal Codice privacy e ad ottemperare a tutti gli obblighi previsti, oltre a essere tenuti a mantenere il segreto (e ad adoperarsi perche' resti tale), su tutta la propria attivita', sia dalle norme del Codice penale che dalla legge professionale, che dal Codice deontologico.
In tempi come questi, in cui si e' fatta piu' pregnante la distinzione tra cio' che puo' essere… detto e cio' che invece no, tra cio' che si puo' intercettare e cio' che invece deve restare privato, ma soprattutto, tra cio' che sconcerta, costituisce scandalo e tra cio' che invece non fa piu' sensazione, la puntigliosa normativa sulla privacy sembra fuori tempo massimo (o fuori luogo).
D'altra parte, pero', eventi e comportamenti (di persone o istituzioni), che un tempo avrebbero esposto all'ignomia, oggi sono metabolizzati e dimenticati dall'opinione pubblica (e dagli interessati), a tempo di record, quindi il ripetuto richiamo al valore della riservatezza e della privacy forse non cade del tutto a sproposito.
In uno studio legale in cui non sempre e' il titolare dello studio il solo ad avere a che fare con i segreti e le informazioni riservate contenute nelle pratiche, nei computer e negli schedari, la maggiore complessita' del lavoro, l'aumento degli addetti e la frenesia delle attivita', rischiano di compromettere la corretta tenuta di quanto il cliente affida al suo legale.
Se per lo studio monopersonale o di piccole dimensioni infatti la normativa accolla a ciascuno dei titolari la responsabilita' del trattamento dei dati "sensibili" , nel caso di studi associati o di societa' tra professionisti, il titolare e' (secondo un parere del Garante), l'entita' stessa, con l'effetto che la distribuzione dei compiti e delle responsabilita' all'interno dell'organizzazione assume una maggiore rilevanza cosi' che il dovere di mantenere il segreto su tutto quanto e' oggetto dell'attivita' trova espressa menzione nei contratti di lavoro e collaborazione.
Il flusso del lavoro in uno studio legale organizzato prevede infatti quantomeno tre passaggi prima che i dati relativi al cliente vengano affidati al "fascicolo" (cartaceo e virtuale), che ne costituira' il contenitre e il rifugio per il futuro: l'iniziale corrisponde alla fase di raccolta dei dati da parte del professionista che normalmente partecipa al primo incontro con il cliente; il secondo nella circolazione dei dati( non tutti sensibili), al resto dello studio per la verifica di eventuali conflitti d'interesse; il terzo al momento della cosiddetta "apertura della pratica", a cura di un assistente preposto che provvede all'inserimento dei dati del cliente nel database e all'assegnazione di un numero/codice al fascicolo stesso. Altre fasi di lavoro successive richiedono che i dati del cliente siano resi noti a ulteriori addetti, tra i quali, l'avvocato a cui la pratica e' assegnata e i suoi assistenti e praticanti e l'amministrazione per la fatturazione.
Ove presenti inoltre, gli uffici marketing e stampa invece, potranno accedere solo ad alcune informazioni relative alla pratica ed al cliente, quelle, perlopiu', gia divenute di dominio pubblico.
La normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali impone di prendere misure di sicurezza per la loro conservazione e dei supporti che li contengno a pena di gravi sanzioni, anche penali. I sistemi adottati normalmente per quanto tendano a regolare l'uso delle informazioni sulle persone, non consentono un monitoraggio preciso dei diversi passaggi di mano.
Per queste funzioni si stanno pero' attrezzando strumenti tecnologici avanzati come l'ufficio e il mobile "intelligente" presentati all'ultimo Salone del Mobile di Milano e nati , non per niente, con la collaborazione di un avvocato.
Una carta magnetica opportunamente dotata delle informazioni sui permessi, graduati per ciascun utente, di aprire o meno certi armadi, di usare o meno certi computer o apparecchi, etc. consente, all'ingresso in studio, di rendere o meno disponibili i dati contenuti nella documentazione dell'ufficio, tenendo traccia di tutte le attivita' svolte (ad es. l'addetto A ha aperto l'armadio B ed estratto il faldone C, riponendolo fuori posto dopo tre ore).
Anche gli armadi (e volendo tutti i mobili), sono dotati di un meccanismo di apertura mediante la lettura della carta.
Nel materiale di cui e' composta la cartelletta e' annegato un tag, un dispositivo elettronico che il mobile legge, e che segnala se il contenitore e' o meno al posto giusto e quale degli operatori (identificato con la sua carta), lo ha prelevato e quando. Il vantaggio potrebbe essere quello di sgravare il titolare del controllo e soprattutto di poter in qualunque momento conoscere la collocazione fisica delle pratiche ed il loro "giro".
da: Il sole 24 ore n. 131 del 15/5/06

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